採用計画の正しい立て方やポイントについてご紹介！

採用計画とは、最終的な採用活動のゴールを定めた計画の事です。
たとえば、いつ、何人、どのような人を、どのような方法で採用するのかなどの目標を設計した人材の採用活動における指標となるものを意味します。
採用計画は「採用する人数」を決めるだけではありません。
・具体的にいつまでに採用するかのスケジュール
・アルバイト、派遣、正社員、中途社員、新卒、どの雇用形態の人を採用するのか
・どの店舗、どの部署にどの人数を配属するのか
・どのようなスキルや人柄の人を採用したいのか
などを戦略的に決める必要があります。採用計画を立てるには、自社の経営方針や企業の事業計画を正しく把握していることが必要不可欠です。

少子高齢化もあり、今後ますます若手を始めとする人材の採用はさらに厳しくなることが考えられます。また、最近では「安定志向」の若者も増え、新卒、中途問わず大企業への就職を希望する割合が年々増えています。また、やりがいよりも働きやすさや待遇面を重視する人も多く、中小企業は今まで以上に人材確保の工夫を求められています。「今までは退職者が出てから採用活動していた」という企業は要注意です。

採用市場を取り巻くさまざまな要因から採用計画は必要不可欠となり、行き当たりばったりの採用活動をしていると、優秀な人材や必要な人員が確保できなくなる可能性があります。人員不足になると周囲の社員のモチベーション低下にも繋がる為、最悪の場合、退職連鎖にも繋がりかねません。優秀な人材の獲得と人手不足を回避するため、適切な計画を立案し、採用活動を行っていきましょう。

複数の店舗をチェーン展開されている企業の本部担当の方からよく聞くケースです。例えば、店舗から「うちの店舗人が足りていないから、いつものA媒体出しといて」と言われ、流れでそのまま発注してしまった等、心当たりはありませんか？こうしておくと、本部の採用担当は一見ラクに感じるかもしれません。しかし、店舗からのオーダー横流し状態で求人を出し続けた結果、フタを開けてみると、不適切な採用活動を行ってしまっていたということもよくあります。

＜例＞
・頻繁に発注してくる店舗の求人ばかり出していたが、もっと緊急度の高い人員不足の店舗が他にもあった。
・『足りないから』と言われるがままに予算を多く使って求人を出していたが、実は1名だけ採用すればよい案件だった。etc.

現状の採用活動の良し悪しが見えない原因としては、そもそもの目標設定ができていないことが考えられます。場当たり的な採用活動ではなく、まずは年度や四半期単位での目標を設定し、日々の採用活動は目標達成に向けた活動の一つという意識で取り組むことが大切です。

◆解決策…採用プロジェクト設計で、なりたい姿を明確に！
採用プロジェクト設計とは、採用活動を進めていく上での指針となる設計のことです。主に年度（あるいは四半期）単位であらかじめ採用活動のシミュレーションを行い、各指標ごとに目標値を設定していきます。シミュレーションでは、過去の採用実績データ等をもとに、どの媒体を使って求人を出せば、どのくらい応募者および採用者を確保できるかなどを想定します。NLでは、シミュレーションシートを使い、現状⇒目標をグラフ等で示しながら、お客様にご説明しています。

＜例：目標設定に用いる指標＞
・応募数
・費用
・応募単価
・採用率
・採用単価

目標を明確にすることで、年間あるいは四半期での採用活動の振り返りを行うことができます。また、数値目標があることで、採用担当者の感覚ではなく、客観的な評価ができることもメリットです。

既にアルバイト採用に慣れてきた企業が陥りがちなケースです。確かに、過去に使ったことがある媒体については知識がある分、安心感はあるかもしれません。ただし、慣れている媒体を使い続けることが効果に繋がるとも限りません。「せっかく費用をかけて募集をしているのに効果が上がらない」というときは、過去の経験に頼った媒体選定の仕方が原因ということもあります。

媒体掲載終了後「なんとなくでしか応募件数が分からない」といったことはありませんか？次回以降の媒体選定に活かすためにも、使用した媒体の効果を把握し、そこからの振り返りと改善を行うことが大切です。

◆解決策…データ収集⇒分析＆振り返り⇒改善を徹底！
・データ収集
┗ATS（Applicant Tracking System；採用管理システム）を導入すれば、展開している各媒体からの応募情報を集約し、一元管理することができます。
・分析＆振り返り
┗各媒体からの応募数、面接設定数、面接実施数、採用数、応募単価、面接単価、採用単価等を可視化し、それらのデータをもとに、全体、地区、店舗毎に分析します。そこから浮き彫りになった課題をもとに、より効果的な採用手段や求職者へのアプローチ方法、出稿時期、店舗職場環境の改善を検討します。また、代理店と企業の採用担当が月次で振り返り戦略会議を行うことも有効です。当月の改善点や課題点を把握した上で次月の戦略を立て、目線合わせを行うことができます。
・改善
┗分析・振り返りの内容を踏まえた上で、次月の採用設計を策定します。

現在でも採用活動といえば、求人広告の出稿という手段をとる企業が多いのは事実です。しかし、「最適な手段を選ぶ」という意味では、求人広告以外の手段も視野に入れ、情報をもっておくことをオススメします。

◆解決策…求人広告以外の手段を紹介できる代理店を頼ってみるのもあり！
例えば、NLでは、Indeedを中心としたWEBマーケティング、求人ポスターやリーフレットの制作、外国人留学生の活用（NLiss）といった手段をご紹介することができます。数ある選択肢の中から最適な手段を選んで、お客様の採用課題を解決へと導きます。

基本的に採用計画は、事業計画をもとに立てます。
「いつ、どこに支店や店舗を増やすか」
「来年は売上いくらを目指すのか」
「新規事業はいつからなのか」
など、今後の会社の事業計画を確認する必要があります。そのため、経営層や各部署間でのヒアリング等を実施しないと、人事部や採用担当者だけで採用計画を立てるのは難しいでしょう。

上記での事業計画の把握ができたら、採用人数を把握します。その事業計画を成功させるには、今どれぐらいの人数が足りていないのかや、どういったスキル、経験のある人が足りていないのかを、割り出します。必要な人数を把握するには、マクロ的算定法とミクロ的算定法がよく利用されています。

■マクロ的算定法
経営計画や事業計画に基づいて採用予算を算出。人件費率などの数値を利用して、会社全体で必要な人数を割り出す算定法です。

■ミクロ的算定法
部署や事業部、階層別など、現場の意見や情報に基づいて採用予算を算出。実際の現場に必要な人数を割り出す算定法です。

過去の採用活動を振り返り、課題はなんなのか？を把握します。
「そもそも応募がこない」
「内定を出したが辞退される」
「採用したが早期離職が多い」
「若者からの応募が少ない」など。
応募が来ない場合は自社の魅力を打ち出せていないか、待遇面が他社に劣っている可能性があります。内定辞退や早期離職は、どこかでミスマッチに繋がっている可能性があります。このように、過去を振り返り、課題を明確にすることで、今後の採用計画では同じような失敗を繰り返さず、良い人材の確保ができるようになります。

採用成果を上げるには、競合の調査も事前に行っておくべきです。
例えば「月給を挙げたからそれをメリットで打ち出そう！」と思っても、蓋を開けたら競合の方が高くて応募がまったくこなかった…なんて経験はないでしょうか？こういうったケースをなくすためにも、調査は必用なんです。
競合調査というと同業他社を意識することが多いと思いますが、採用市場では同業種だけが競合とは限りません。同エリア・同職種or類似職種などターゲットの希望する内容に一致する企業全てが競合となります。数ある求人の中から、選んでもらうためには競合のリサーチと自社・他社分析は必要不可欠と言えます。

競合他社分析はネットで検索してもなかなかうまくいかないかもしれません。何をしたらよいか？のポイントをお伝えします。

①在籍社員への調査
・どのような企業を他に見ていたか
・応募した他企業はどこか
・印象に残っている説明会や面接は？
・応募したきっかけは？
・なぜ自社への入社を決めたのか？

●在籍社員にアンケートを行う事で、ネットの検索等ではわからないリアルな声を聞き出すことができます。また、競合となる企業もわかるため、まだやっていない方はぜひ検討してみてください。

②口コミサイトを確認
最近では企業口コミサイトに退職理由や事態理由も書かれています。これらの情報を把握し、自社の課題や競合情報を調べるのも有効的です。

③外部サービスを利用する
例えば人材紹介会社や求人広告代理店であれば、応募者の情報・企業の情報をたくさん持っています。「自分では分析できない…」という方は、外部サービスを利用するのがいいでしょう。

改めて、経営層や人事部、関係各所と今回の採用目標や目的が明確にしましょう。「なんとなく…」で進めてしまうと、採用活動にブレが生じ、思うような結果が得られません。まずは目的や目標をきめ、そこから欲しい人材の詳細を決めていくようにしましょう。

退職が迫っていて、短期で採用しなければいけないのかゆくゆくの事業に向けて長期的に採用をしたいのかを明確にしましょう。長期的だからと言って後回しにしてしまうと、いざ人材を確保したいときに採用が出来なくなる可能性もあります。長期的な採用目標については、期限をきめて振り返りと目標の修正をするようにしましょう。

この時のポイントとしては、「Ｅｘｃｅｌができる」「コミュニケーション能力がある」などばっくりとしたスキルで決めるのではなく、自社の強みや魅力にフィットし、社内でどういったポジションを任せられそうか…など、具体的に決める必要があります。例えばリーダーやマネジメントできる層が不足しているのであれば、「先回りしてリーダーシップを発揮でき、部下の話を傾聴できる人間力がある人、直近でマネジメント経験のある人を優先して採用する」といった感じです。

採用予定人数を決定するには、だいたい2通りの方法があります。
1つ目は業務の適正化を図り、今不足している分や新たに生じる業務に合わせて人員を確保する、業務量から必要人員を算出する方法です。
2つ目は、人件費・利益をもとに財務面から採用人数を決める方法です。いくら人手が足りないとはいえ、利益より人件費が高くなってしまっては意味がありません。利益が見込めない場合には、業務効率や生産性をまず見直してから採用人数を決めるようにしましょう。

働き方改革や副業解禁などもり、求職者の働き方も様々です。それと同時に、企業側もその業務をどの雇用形態の人材に任せるかなど、採用計画で決めておく必要があります。
「一部の時間だけ働いて欲しい」
「フルタイムで必要だ」
「作業をメインに任せたい」
「スキル重視で採用したい」
「ゆくゆくは経営層に近い立場になってほしい」など
任せる業務や範囲によって採用する人材の雇用形態を決めていきましょう。

欲しい人材の雇用形態が決まったら、具体的な採用方法を決めます。求人広告に掲載するのか、人材紹介、派遣を依頼するのか、オウンドメディアを使うのか、リファラル採用をするのか…など。即戦力を今すぐ必要であればコストはかかりますが紹介が有効ですし、少し育てるところから考えるのであれば、複数の求人広告への掲載も検討したほうがいいでしょう。

選考基準は良い人材に定着してもらうのには不可欠な要素です。選考基準を決めておかないと、面接官によって採用可否にも差が出てしまいます。必要不可欠な要素、あると望ましい要素を、スキル面、人柄両方で決めておくと良いでしょう。また、面接だけで判断がつかなケースも多いと思いますので、適性テストを取り入れるとより応募者のことが理解できると思います。最近ではアルバイトパートの面接でも、簡単な適性テストを取り入れている企業が増えつつあります。

最近ではアルバイトパート、新卒・中途問わず採用のスピード化や短期化が進んでいます。昨今の求職者は「タイパ」、いわゆるタイムパフォーマンスを意識した就職・転職活動が主流となっています。ネットなどで複数社検討している際、先に内定が来た会社に決める、とりあえずエントリーするのではなく、数を絞ってエントリーするといった方が増えています。

このことは同時に、採用する側にもスピード感が求められます。
「想像より応募がきてしまって対応ができていない」
「複数きてしまって選んでいたらおそくなってしまった」など、
対応が遅くなれば、辞退されてしまう可能性が高いです。スピード感もって採用できるよう、スケジュールはもちろんのこと採用する側の人員を揃えておく必要もあります。

このような環境で、想定していたよりも応募が多かったので、通過の連絡が遅くなってしまった。優秀な人材が多く、すべて面接してから合否を決めたいと想定よりも対応が遅くなると、良い人材と出会ったとしても、だれも入社につながらなかったということが起きてしまいます。したがって、採用スケジュールを作成した後、計画に無理がないかしっかりとシミュレーションを行うことが重要となります。

複数の面接官がいる場合、今回の採用の目的の共有や、今回の面接においてどういった質問をするか、応募者のどういったところを見るかなど、面接官全員が共通意識で採用活動をしていく必要があります。また、面接官はその会社の鏡です。会社のことも口コミに書かれるのが一般的な今、面接官の対応や服装等も気を付けるようにした方がいいです。マイナスな口コミを書かれてしまうと、応募数にも影響が出かねません。今まで面接官研修をしていないという企業は、早めに取り入れることをお勧めします。

今はメディアミックスといって、複数のメディアでその企業を調べるのが通常です。求人広告に掲載するだけでなく、HPやSNSなどにも採用情報を投稿するようにしましょう。

計画に沿ったスケジュールで募集活動をします。募集して終わりではなく、応募状況を把握し、可能であれば修正をかける、応募者にアプローチするなどを行うのが重要です。

書類選考、面接を行って、内定を出した後もフォローが必要です。内定を出して放置…をしていたら辞退されることもあります。社内の状況や受け入れ態勢を伝えたり、懇親会などを開いてもいいでしょう。入社してもらうまでしっかりフォローをすることが重要です。