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アルバイト採用の「あるある課題」を解決! Part1「採用計画~媒体選定」編

2020.05.11

アルバイトの採用活動を行っていると、様々な課題に直面することがあると思います。この特集では、採用活動のフェーズごとに、よくある課題とその解決策をご紹介します。「うちも似たようなことで悩んでたんだよなぁ。こんな解決方法があったんだ!」など、採用課題解決のヒントとしてご活用ください。

<はじめに>採用活動をフェーズに分けて考えてみよう!

アルバイトの採用活動は、主に次のようなフェーズに分けることができます。
(1) 採用計画 
(2) 媒体選定
(3) 原稿作成&入稿
(4) 応募受付
(5) 面接
(6) 入社
(7) 定着

課題解決への第一歩は、今抱えている課題を正確に把握することから。まずは、自社がどのフェーズに課題を抱えているのかを、今一度整理してみましょう。次の章からは、具体的に(1) 採用計画、(2) 媒体選定のフェーズでよく見られる課題にスポットを当てていきます。

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(1) 「採用計画」フェーズでの課題

全ての採用活動の肝となるのが「採用計画」。採用計画を立てた上で採用活動を実施すれば、計画に対して実際はどうだったかの振り返りが可能になります。その分、後に続くフェーズでの課題を見つけやすくなるというメリットもあります。

Case1「いつも店舗から依頼された発注の内容をそのまま媒体社へ発注してしまっています。」

複数の店舗をチェーン展開されている企業の本部担当の方からよく聞くケースです。例えば、店舗から「うちの店舗人が足りていないから、いつものA媒体出しといて」と言われ、流れでそのまま発注してしまった等、心当たりはありませんか?こうしておくと、本部の採用担当は一見ラクに感じるかもしれません。しかし、店舗からのオーダー横流し状態で求人を出し続けた結果、フタを開けてみると、不適切な採用活動を行ってしまっていたということもよくあります。
<例>
・頻繁に発注してくる店舗の求人ばかり出していたが、もっと緊急度の高い人員不足の店舗が他にもあった。
・『足りないから』と言われるがままに予算を多く使って求人を出していたが、実は1名だけ採用すればよい案件だった。etc.

◆解決策…計画採用への切り替えを!
先に挙げたような採用活動の状態を改善するためには、計画採用へと切り替え、”どの店舗でいつまでに何名のアルバイト採用が必要か”を把握することが重要です。ノーザンライツ(以下、NL)で採用計画への切り替えをサポートさせていただく場合、まずは、採用関連のデータを共有していただきます。その上で、お客様側、媒体社側との各種調整の上、今後の採用スケジュールを決定します。決定したスケジュールに沿って、各店舗から不足人員を集約します。

このように、あらかじめ決定したスケジュールに基づいて事前に不足人員を把握することができれば、全体のバランスを考慮した上で計画性をもった採用活動が行えるようになります。

Case2「目の前の採用活動をこなすのに精いっぱいで、現状の採用活動が良いのか悪いのかも分かりません」

現状の採用活動の良し悪しが見えない原因としては、そもそもの目標設定ができていないことが考えられます。
場当たり的な採用活動ではなく、まずは年度や四半期単位での目標を設定し、日々の採用活動は目標達成に向けた活動の一つという意識で取り組むことが大切です。

◆解決策…採用プロジェクト設計で、なりたい姿を明確に!
採用プロジェクト設計とは、採用活動を進めていく上での指針となる設計のことです。主に年度(あるいは四半期)単位であらかじめ採用活動のシミュレーションを行い、各指標ごとに目標値を設定していきます。シミュレーションでは、過去の採用実績データ等をもとに、どの媒体を使って求人を出せば、どのくらい応募者および採用者を確保できるかなどを想定します。NLでは、シミュレーションシートを使い、現状⇒目標をグラフ等で示しながら、お客様にご説明しています。
<例:目標設定に用いる指標>
・応募数
・費用
・応募単価
・採用率
・採用単価

目標を明確にすることで、年間あるいは四半期での採用活動の振り返りを行うことができます。また、数値目標があることで、採用担当者の感覚ではなく、客観的な評価ができることもメリットです。

Case3「外部環境から見た自社の立ち位置が分かりません」

社内だけで一連の採用活動が完結している場合、社外の状況を知る術がないとお悩みの方も多いと思います。求人を出す前段階の準備として、外部環境をリサーチしておくことで、「社内では”これで人が集まるぞ!”と意気込んで出した求人。なのに結果が伴わない」といった事態を防ぐことができます。

◆解決策…各種調査サービスの活用も視野に入れて!
社内で独自に外部環境を調査するのは、時間も手間もかかってしまいます。そんなときには、代理店等が提供している各種調査サービスを活用してみてはいかがでしょうか。
<例>
・雇用圏調査…募集地域について、人口・年齢層・どの地域からの労働流入が多いか等を調査します。
・競合調査…募集店舗の周辺エリアで競合となる店舗の給与、待遇を調査します。
・現地調査…募集店舗のある現地に赴き、周辺の雰囲気や人の流れ、交通状況、外から見た店舗の印象などを調査します。実際に店舗でスタッフにヒアリングを行うケースもあります。

これらの調査は有料サービスとして提供している場合もありますので、自社の必要とする情報に応じた調査を依頼するようにしましょう。これらの調査結果があれば、競合やエリアといった外部環境を踏まえた上で、どのエリアでどのターゲットに向けた求人原稿を出すべきかを検討することができます。

(2) 「媒体選定」フェーズでの課題

求人媒体ごとに、強みや特長が異なります。だからこそ、「媒体選定」フェーズでは、自社の募集内容に最もマッチする媒体を選ぶことが大切です。

Case1「過去に出した媒体を使い続けておけば、間違いないでしょ?」

既にアルバイト採用に慣れてきた企業が陥りがちなケースです。確かに、過去に使ったことがある媒体については知識がある分、安心感はあるかもしれません。ただし、慣れている媒体を使い続けることが効果に繋がるとも限りません。「せっかく費用をかけて募集をしているのに効果が上がらない」というときは、過去の経験に頼った媒体選定の仕方が原因ということもあります。

◆解決策…媒体選定基準を見直し、最適なメディアミックス策定を!
・媒体選定基準のフラット化
媒体選定の際、先入観や一つの視点に偏った選び方をしていませんか?例えば、「この媒体の効果は当たり外れがあるけれど、超特別価格で安いから使おう」など。各媒体をフラットな目で見て、今回の募集で必要な職種・ターゲット・エリアに合うものを見極める必要があります。
・選択と集中
様々な媒体を視野に入れて検討することは大切です。ただし、使用する媒体をやみくもに増やすことが、母集団形成の最大化やコスト削減につながるわけではありません。例えば、直近1年間の採用データを分析し、効果のない媒体をやめて、逆に、まだ活用できていなかった媒体での出稿割合を増やしてみるなど、効果が見込める媒体を「選択」し、とくに必要な媒体に重きを置く(「集中」)ことも大切です。

Case2「この媒体で効果はあったのか?この媒体選定がベストなのか?が分かりません」

媒体掲載終了後「なんとなくでしか応募件数が分からない」といったことはありませんか?次回以降の媒体選定に活かすためにも、使用した媒体の効果を把握し、そこからの振り返りと改善を行うことが大切です。

◆解決策…データ収集⇒分析&振り返り⇒改善を徹底!
・データ収集
ATS(Applicant Tracking System;採用管理システム)を導入すれば、展開している各媒体からの応募情報を集約し、一元管理することができます。
・分析&振り返り
各媒体からの応募数、面接設定数、面接実施数、採用数、応募単価、面接単価、採用単価等を可視化し、それらのデータをもとに、全体、地区、店舗毎に分析します。そこから浮き彫りになった課題をもとに、より効果的な採用手段や求職者へのアプローチ方法、出稿時期、店舗職場環境の改善を検討します。また、代理店と企業の採用担当が月次で振り返り戦略会議を行うことも有効です。当月の改善点や課題点を把握した上で次月の戦略を立て、目線合わせを行うことができます。
・改善
分析・振り返りの内容を踏まえた上で、次月の採用設計を策定します。

Case3「色んな採用手段が出てきていると噂には聞くけれど、求人広告以外の手段を知りません」

現在でも採用活動といえば、求人広告の出稿という手段をとる企業が多いのは事実です。しかし、「最適な手段を選ぶ」という意味では、求人広告以外の手段も視野に入れ、情報をもっておくことをオススメします。

◆解決策…求人広告以外の手段を紹介できる代理店を頼ってみるのもあり!
例えば、NLでは、indeedを中心としたWEBマーケティング、求人ポスターやリーフレットの制作、外国人留学生の活用(NLiss)といった手段をご紹介することができます。数ある選択肢の中から最適な手段を選んで、お客様の採用課題を解決へと導きます。

求人を出す前の準備が、効果の有無を左右します!

今回は、採用活動のフェーズのうち、(1) 採用計画、(2) 媒体選定について見てきました。これらのフェーズは、求人原稿掲載にたどり着く前の下準備段階と捉えることもできます。「データをもとに採用計画を立て、自社にとって最適な媒体を選定する。」ある意味、採用活動の中で最も頭を使う作業かもしれませんが、代理店の持っているノウハウやサービスなどを上手に活用すれば、解決できることもあるはずです。より良い採用活動に向けて、まずは”下準備”のフェーズから、見直してみませんか。

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