採用効率化の方法と効果は？ 時間・費用軸で優先するポイントを紹介

採用業務は、関係者とのコミュニケーションが多く、業務負荷がかかります。

社内では面接・面談担当の社員との日程調整や事前情報の共有など、スムーズなやりとりが重要です。
またエージェントなどの協力会社とのコミュニケーションも欠かせません。

その結果本来時間をじっくりかけたい求職者とのコミュニケーションが、日時調整などの最低限のやりとりになってしまいます。

「この会社に入りたい」と思ってもらうきっかけをつくる広報活動などに時間を掛けられず、採用が長期化してしまうケースもあるのです。

採用の質を上げると工数がかかり、採用効率が悪くなります。

自社にマッチした求職者へ入社してもらうためには、素質を見極める選考フローの構築などが必要です。

新しい取り組みや改善施策を実施すると、さらに業務が増えるため採用担当の負担が深刻となります。

また社内の関係者を交え、1から採用プロセスの組み替えをしなければなりません。結果として、採用効率化どころか業務負担が増えてすぎてしまうこともあります。

採用業務はある程度ツールを使用して自動化できるものの、採用担当者の判断が必要な場面が多いです。

採用プロセスの中で完全に自動化ができない項目は、以下のとおり。

・求人票の作成
・エージェントや媒体ごとの進捗管理
・エントリーシートの確認
・候補者の面接評価

また採用業務は、社内の組織戦略やマネジメントの能力も必要です。よって採用担当者に属人化した業務になりやすく、マンパワーに頼らなくてはなりません。

採用業務の中で扱う情報は、機密性が高いです。

特に候補者に関する個人情報は、取り扱いや管理方法に対しての慎重さが求められます。

さらに中途採用では、面接や内定の段階で他企業に在職中であるケースも多いです。外部へ情報が漏れないように採用が内密に行われる場合、特に応募者の情報の取り扱いには注意が必要です。

結果的にコミュニケーション速度が低下し効率も下がってしまうのです。

それではどのように採用活動を効率化していけばよいのでしょうか。次に採用活動効率化のポイントを紹介します。

求職者との初めの接点である求人原稿は、ターゲットに効果的にアプローチするために重要です。

職種や雇用形態によって利用している媒体が異なる場合は、各原稿をテンプレート化しておくと効率よく採用ができます。

原稿のテンプレート化のステップは以下のとおり。

【STEP1】自社が採用したい人材に適した媒体を調査
【STEP2】媒体に合わせて求人原稿をテンプレート化

また求人媒体を選定する際には、掲載費用や運用工数とのバランスの検討が重要です。人手が不足したタイミングですぐに掲載を進められるため、採用担当者の時間的なコストを削減します。

その結果応募者とのコミュニケーションの時間を確保でき、自社にあった人材の判断が可能です。

「求人原稿の書き方が分からない」という採用担当者様は、以下のページをご覧ください。

採用の質を向上させるためには、評価基準を一律にすることが重要です。

なぜなら面接官によって評価のばらつきがあると、自社にマッチした人材を見極められず、採用のミスマッチにつながるからです。

例えば各拠点によって採用活動が属人化している場合。採用基準がないため特定の拠点だけ離職率が高くなるリスクがあります。

離職が多いと再度採用活動を行うため、採用の効率が悪くなります。

評価基準を統一しスコアリングシートを作成することで、選考結果の精度が向上し、採用後の定着率が上がります。

このように明確な評価基準を設けることで、採用の公平性と効率を上げられるのです。標準化された評価基準を導入することで、適切な人材の確保ができ組織の成長に繋げられます。

採用基準の標準化に効果的なツールは、以下の見出しで紹介しています。

※クリックすると見出しへ飛びます※

独自メソッドで採用基準の均質&効率化！対話型AI面接SHaiN
Talentgramで応募者の適正を見極める！
CUBICは組織全体の適正管理に有効

「面接の歩留まりが解消されない」という場合は、一次面接でWeb面接を取り入れてみてはいかがでしょうか。

面接歩留まりの原因としては、以下のケースが考えられます。

・面接日程の連絡が遅い
・採用担当者のリソース不足により、直近日程で面接をセットできていない

求職者優位の採用市場が続いているため、選考期間が長いほど応募者は他社に流れる可能性が高いです。

またWeb面接は対面面接に比べて移動や調整の手間を削減できるため、特にタイパを求める若年層のニーズに一致します。

さらに遠方の候補者ともスムーズに面接できるため、より幅広い層から人材を確保できるメリットもあるのです。

Web面接の活用は、採用業務の負担軽減と質の向上を両立できる有効な手段といえるでしょう。Web面接のサービスについては、以下の見出しをご覧ください。

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独自メソッドで採用基準の均質&効率化！対話型AI面接SHaiN

採用プロセスの見直しは、選考を効率的に進めるうえで重要です。

なぜなら採用プロセスが煩雑な場合、応募者対応が遅れたり、自社に合った求職者を見つけられないなどのケースが発生するからです。

たとえば応募～面接段階での辞退が多い場合は、応募者の対応が遅い可能性があります。応募者対応を自動化できるチャットボットを活用するなど、効率的に応募者とのコミュニケーションをとることが重要です。

また面接の通過率が悪い場合は、書類段階での評価基準に問題があるかもしれません。

・書類審査とともに適正検査を実施する
・書類審査の代わりにAI面接を取り入れて第三者目線での評価を取り入れる

上記のような施策で面接通過率が改善されるかもしれません。

このように、採用フローを見直すことで、時間と労力の削減につながります。最終的に、企業はより効率的に人材を確保し、採用の質を向上させることができるのです。

採用プロセスの見直しで活用できるツールについては、以下の見出しをご覧ください。

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応募者対応を自動化！リクター
独自メソッドで採用基準の均質&効率化！対話型AI面接SHaiN
CUBICは組織全体の適正管理に有効

採用マーケティングの強化よって、企業の求める人材に一致した求職者に出会える可能性が高くなります。

採用マーケティングは求人広告と比較すると、潜在的な求職者へアプローチできる施策です。そのため直近の求職者だけでなく、継続的に母集団形成ができるのです。

採用マーケティングの例は、以下のとおり。

・オウンドメディアでコンテンツを作成する
・SNSを活用する
・採用動画を作成する
・イベントやウェビナー主催

企業の文化や働く魅力を発信すると、求職者の応募意欲を向上させられます。採用マーケティングによって求職者の質を底上げし、効率よく採用活動をしてみてはいかがでしょうか。

採用マーケティングについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

採用業務を効率化には、採用管理システム（ATS）の活用が効果的です。採用管理システム（ATS）のメリットは、以下のとおり。

・応募者の選考ステータスなど情報を管理できる
・応募者とのコミュニケーションが活性化される
・面接のスケジュール管理が自動化される

上記のとおり選考の進捗を可視化できるため、業務の手間を大幅に削減できるのです。

その結果対応スピードの向上やミスの軽減が期待でき、応募者の見極めや組織開発に時間を割けます。

このようにATSの活用は、採用のスムーズ化と人材確保の精度向上を同時に達成できるのです。

ATSについて詳しく知りたい方は、以下の記事ご覧ください。

採用代行の活用によって、採用の効率化が期待できます。

自社で採用活動を進めていると、社内目線でしか判断ができないため、潜在的な課題に気づけない可能性があります。

採用代行の活用によって、専門的かつ第三者目線でアドバイスがもらえるため、改善点が見えやすくなるのです。

採用担当者のリソース不足も改善されて、より応募者一人ひとりへの対応に時間を割けるようになります。

その結果応募者とのコミュニケーションが円滑になり、入社前のミスマッチが減少します。

採用代行の活用により、業務の効率化と採用の質の向上を両立することが可能です。

対話型AI面接SHaiNは、1件1,000円～面接が実施できるAI面接ツールです。

「AI面接で応募者を判断できるの？」と疑問を持たれる採用担当者様もいるかもしれません。AI面接SHaiNは、タレントアンドアセスメントが開発した戦略採用メソッドをもとにAIが面接を行うため、求職者の資質を見極められます。
実際、大手の飲食店のアルバイト採用でも導入が拡大しているのです。

対話型AI面接SHaiNのメリットは以下のとおり。

＜採用担当者側のメリット＞
・面接官の日程調整が必要ない
・採用基準を統一できる
・採用担当者の人件費をカットできる

＜求職者側のメリット＞
・採用担当者からの連絡を待つ必要がない
・夜間など好きなタイミング面接が受けられる
・移動するコスト・費用を削減できる

「対話型AI面接」と紹介しているように、AIが応募者の回答内容を深堀りする形で面接が進められます。実際筆者が面接を体験したときも、人と対話しているように感じられました。

＜こんな場合におすすめ！＞
・アルバイト面接：各店舗の店長が忙しく、応募者対応の時間が確保できない
・正社員採用：書類審査だけで応募者の素質が判断できないとき

対話型AI面接SHaiNについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

Talentgramは応募者の適正を見極めるのに効果的な適正検査ツールです。

新卒・中途採用はもちろん、アルバイト・パート採用にも適していているため、比較的低コストでの導入が可能です。

<Talentgramのメリット>
・約3分で完了するシンプルな診断のため、求職者に負担をかけない
・リーズナブルな価格設定
・応募者のストレス耐性・コミュニケーションスキルを見極め可能

Talentgramの診断応募者の適正を分かりやすく可視化するため、採用の意思決定をサポートしてくれます。

＜こんな場合におすすめ！＞
・アルバイトの離職率が高いとき
・コストを抑えながら人材の質を上げたいとき

CUBICは選考フローの中で取り入れることで、選考～入社後のコミュニケーションまで活用できる適正検査ツールです。

<CUBICのメリット>
・診断結果から採用するべき人材が分かり、早期離職を防げる
・面接の補助資料として活用できて面接精度が上がる
・コミュニケーションが円滑化する

上記のとおりCUBICの結果をもとに面接で深堀りができるため、自社の採用ニーズに一致した人材を見極められるのです。

＜こんな場合におすすめ！＞
・組織改革に活かしたいとき
・面接官が面接に慣れていないとき

採用チャットボットのリクター

は、24時間365日応募者対応が可能なツールです。
夜間の応募もチャットボットが即座に対応するため、採用のリードタイムを短縮できます。

＜リクターのメリット＞
・最短1o分で面接設定が可能
・採用業務の時間的なコストを削減
・ショートメールでのコミュニケーションで、Z世代とのコミュニケーションが円滑になる

＜こんな時におすすめ＞
・日程調整に時間がかかっている
・応募後に応募者との連絡が付かない

これまでは各媒体の応募者情報をATSで取込み、コールセンターが応募者対応・面接設定を行っていました。
店舗拡大・コロナ禍の働き手の増加に伴い応募数が急増した結果、コールセンター費用が増加したのです。

全体の採用費にも影響が出始め、「採用コストを削減したい」という課題が発生しました。

採用費削減の課題解決に向けて、採用チャットボットリクターの提案を行いました。
当初「機械による応募者対応切り替えミスの発生」「従来の応募受付フローへの影響」などの懸念もありました。

綿密な打ち合わせを重ねて応募者対応を自動化した結果、電話で連絡がとれなかった応募者の数が66%減少したのです。また応募数の40%を占めていた「夜間応募者の面接設定率が低い」という課題も、リクターの導入により、昼間応募者の面接設定率と同水準にまで引き上げられました。

その結果、リクター導入前と比較して採用率が5.2%向上し、コールセンター費削減に繋がりました。

このように採用フローの効率化によって、採用予算の削減も実現できるのです。

従来は求人媒体経由の応募をATSで取込み、コールセンターが応募者対応。コールセンターによる面接設定が完了したら、各店舗の店長が面接に対応していました。
店舗拡大・コロナ禍の影響を受け、応募数が急増しコールセンターの面接設定数が増加していました。
その結果、コールセンター費用が全体の採用費に影響が出たのです。

候補者にどのような影響がありますか？
応募～内定までのフローが短縮されて、よりタイムパフォーマンスに優れた採用活動が可能になります。

Q:採用の効率化によって、どのようなリスクがありますか。

→A:以下のリスクが考えられます。

・費用がかかる
・システム構築など導入に時間がかかる
・採用担当者が使いこなせない
・応募者によっては機械的な対応に不安を感じる