採用代行とは、企業の採用担当に代わり、採用に関する業務を代行するサービスのことです。
「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」や「採用アウトソーシング」とも呼ばれます。
採用手法が多様化する中で「いまいち結果に繋がらない」「業務内容が多すぎて手が回らない」「プロの力を借りたい」といった悩みを抱える採用担当者のみなさまは、ぜひ参考にしてください。
弊社は飲食業界、小売業界などサービス業様を中心にアルバイト・パート採用のご支援をしており母集団形成、歩留まり改善、定着率向上＆戦力化サポート、外国人留学生採用支援など幅広くサービス展開をしています。
また、リクルートトップパートナー、Indeedシルバーパートナーにも認定されています。
各社様の採用課題に対して、最適なサービスをご提案をさせて頂いております。
お困りごとがございましたお気軽にご相談くださいませ！
新卒、中途、アルバイトなど採用活動にも様々な種類がありますが、
ここではとくに“アルバイト採用”における採用代行にスポットを当ててご紹介します。
ノーザンライツでは広告運用から採用定着までトータルサポートをしています。
・全国すべての地域の採用活動に対応
・歩留まり改善コンサルティング
・定着率向上＆戦力化サポート
・外国人人材の紹介 etc…
幅広くご支援しております。
ご興味がある方は下記サイトをご覧ください。
まずは、一般的な採用活動プロセスを確認しておきます。
採用ターゲット設定→母集団の形成→応募受付→面接設定→面接・選考→合格通知→
入社→導入→定着→戦力化
このプロセス自体は、新卒、中途、アルバイト問わず概ね共通していますね。
ただし、アルバイト採用の場合、有期雇用である分、比較的人の入れ替わりも発生しやすく、
その都度募集をかけていくケースが多いのが特徴と言えます。
新卒採用のようにあらかじめ計画立てて、数か月にわたりじっくりと選考…
とはいかないのが悩みどころです。
とくに多店舗展開されている企業の採用担当をされている場合、
店舗から「急に人が辞めてしまって。
今すぐにでも人を補充しないと現場が回りません！何とかして！」という声が
上がってくることもよくあるのではないでしょうか。
中規模企業の中で採用業務に携わるのは、平均して2～3名ほど。
他業務もあるなか、「今すぐ人が欲しい！」という現場の声にも対応しつつ、
冒頭で示したプロセス全てを社内で行うのはなかなか難しいものです。
アルバイト採用はスピード対応が命。各プロセスに十分に手が回らなかった結果、
募集をかけるタイミングが遅くなってしまったり、応募者を待たせてしまったりすると、
採用機会の損失や応募者の選考離脱に繋がってしまうこともあります。
では、具体的に採用代行の活用例としてどのようなケースがあるのでしょうか。
一例をご紹介します。
<Case1＞母集団の形成プロセスの代行
「募集をかけても応募が来ない」「最適な求人媒体、募集方法がわからない/検討している余裕がない」といった課題がある。
⇒採用ニーズの集約・求人広告メディアの選定・採用プランニング等の業務を
外部の採用代行サービスに委託。
データに基づいた採用プランの作成により、採用方法の最適化が実現！
<Case2＞応募者受付プロセスの代行
「応募者受付・対応に十分な時間が取れない」「応募受付時間が短くて応募者を逃してしまっている」といった課題がある。
⇒外部の採用代行を利用し、コールセンターを導入した応募受付体制に。
スピーディーで質の高い対応ができるようになり、応募に対する面接設定数や面接率もUP！
では、具体的に採用代行の活用例としてどのようなケースがあるのでしょうか。
一例をご紹介します。
◆メリット
・最新の採用手法の知識やこれまでの豊富なノウハウをもとにした提案が受けられる
・採用活動にかかっていた業務の工数を大幅に削減できる
・教育や研修といったコア業務に集中できる
・人材確保が安定する
◆デメリット
・まかせっきりだと効果的な採用活動のノウハウが自社に蓄積されない
・採用代行サービス会社とすり合わせがうまくいかないと、かえって工数が増える
Case1、Case2を通して、少し採用代行のイメージが湧いてきたでしょうか。
では、実際に自社でも採用代行サービスを依頼することになった場合
採用担当はどのような準備をすべきなのかについて、説明します。
まず、採用代行サービス依頼前には、現在行っている業務を
「コア業務」と「ノンコア業務」に整理し、何を外部に依頼できるのか
検討する必要があります。
コア業務…採用を行う企業にしかできない応募者との関わりなどの業務
ノンコア業務…コア業務以外の他者に代替可能な業務
例えば、
面接や内定後の面談⇒自社社員と応募者が直接関わりを持つことで、
自社の雰囲気を感じてほしい。だから、”コア業務”。
応募受付や応募者データの集計⇒ある程度定型化できる作業だから、”ノンコア業務”。
このように整理ができれば、ノンコア業務の中から「外部に頼むべき」業務の抽出が
可能になります。
Case1、Case2の例以外 にも、サービス内容は採用代行会社によって多岐にわたります。
それらを自社のニーズに合わせて、次のようなポイントから比較検討してみましょう。
(1)どの業務を代行してくれるのか
採用代行会社の提供しているサービスには、一般的に次のようなものがあります。
・母集団形成プロセス…媒体選定の最適化、データの集計・分析、競合調査や市場分析、費用対効果の改善。
・応募者対応プロセス…採用単価の改善、面接官のトレーニング。
・定着・戦力化プロセス…人事課題の発見と検証、店舗管理者向けのトレーニング、
研修の導入による定着・戦力化率の改善。
これらもあくまで一部に過ぎませんが、自社が必要としているサービスを
代行してくれるのかどうかをきちんと調べておく必要があります。
(2)選べる引き出しの多さ
例えば、採用プランの作成（採用方法・手段の選定）を採用代行会社に依頼した場合。
会社によって、取り扱える媒体・手法の数や種類も異なります。
取り扱える媒体のラインナップが多ければ、それだけ多くの選択肢の中から自社に
フィットする方法を選んでもらえるというメリットもあります。
(3)有料or無料
採用代行は有料サービスです。
ただし、料金設定の基準は「フルサポートなら●円」「この業務だけなら●円」
「何件までなら●円」というように会社によって様々です。
また、基本的に有料ではあるものの、「データ分析だけは無料」のように、
部分的な無料サービスが付帯しているケースもあります。
実際に採用代行サービスをスタートさせた後も、引き続き企業の採用担当が気を付けておくべき点があります。
注意すべき点は主に2つ。どちらもキーワードとなるのが”コミュニケーション”です。
(1)自社と応募者とのコミュニケーション
応募者と企業との間に採用代行会社が入って対応を行うと、
応募者から企業担当者の顔が見えにくいこともあります。
その場合は、面接時のコミュニケーションを工夫するなどのカバーが必要です。
(2)自社と採用代行会社とのコミュニケーション
採用代行会社のスタッフは、自社社員に比べると会社のことや
専門的な業務に関する知識の面では劣ります。
そのため、どのような人材を求めているのか、どのような対応をしてほしいのかなど、
依頼する企業側がきちんと伝えておくことが大切です。
そして、依頼した業務が自社の方針に則って進められているか節目ごとにチェックしたり、
積極的に情報共有を行ったりしていくことで、互いの目線を合わせ、
信頼関係を構築していくことが望まれます。
採用代行の種類は様々ありますが、料金体系は大きく分けると「月額定額制」「従量課金制」「成功報酬制」の3種類に分けられます。
依頼する業務項目に応じた月額料金になります。業務範囲やボリュームが多くなれば、項目ごとの単価は下がる傾向にありますが、一部の業務のみを依頼するケースでは、割高に感じるかもしれません。
業務内容と作業量や期間に応じて料金が決定します。別途、初期導入費が発生する場合もあります。料金一覧など、サービスサイト上で掲載しているサービス会社もありますが、細かな依頼内容によって金額が変動することもあるため、見積りを取ってみると大きく変わるケースもあります。
応募や採用など、何らかの成果が出た時点で料金が発生する料金形態です。
成果が出ない場合には料金が発生しないので、コストを抑えて依頼することができますが、
面接予定人数や採用目標人数が多い場合には、費用がかさんでしまいます。
ここからは、実際の採用代行サービスについて各社の違いを見ていきます。
パート・アルバイト採用に特化した採用コンサルティング会社。28,000店舗以上の取引実績があり、飲食、介護、小売、物流など、あらゆる業種の採用活動のノウハウを蓄積しています。
採用だけでなく、定着、育成、戦力化までをワンストップでサポートすることが可能。
コンサル料金”0円”でアルバイトの採用戦略立案、母集団形成、応募・面接対応、定着・戦力化の課題をワンストップで解決します。
エスプール100%出資の子会社、株式会社エスプールリンクは、web面談の代行など、テクノロジーを活用した支援が特徴的。コロナ禍で採用が難航する企業への実績を伸ばしています。
応募受付から応募者管理・連絡を行う基本業務の他、面接設定数に応じた成果報酬型のサービス等、幅広く対応しています。特に、応募対応の最適化で面接率をあげるようなサービスとして注目されています。
株式会社トライアンフは、20年以上の歴史を持つ採用代行会社。人材業界全体のコンサルなどを行っており、取引先には中小企業から有名企業、NPO法人まで、年間1100社以上の幅広い支援実績があります。
応募窓口代行や面接代行を行っており、豊富な実績から個別面接、集団面接等あらゆる形式に対応可能。説明会参加確認や説明会運営などにも対応しています。採用だけでなく、人事・労務など総合的な業務を依頼できます。
パーソルワークスデザイン株式会社は、旧日本アイデックス、旧ハウコム、旧テンプスタッフ・ライフサポートの3社が統合した会社で歴史と実績のあるサービス会社です。
大手のパーソルグループとの連携力を活かした大企業や大手チェーンとの実績が豊富。その実績を基にした市場データから最適な課題提案力に綱が得ています。
2000年から人材紹介事業を行うネオキャリア。
新卒採用や中途採用、人材紹介、人材派遣など人材に関する幅広い事業を展開しており、年間500社以上、累計10,000社以上の支援実績があります。土日夜間も対応可能な自社コールセンターには、オペレーター300人が常駐しています。求職の応募が集まりやすい土日や夜間まで対応が可能で、応募から30分以内に面接日時の案内を行っています。
株式会社ONEは、採用業務すべてから「応募者管理のみ」「面接代行のみ」などの部分的な代行まで、ニーズに合わせたきめ細やかなサービスが特徴的。入社前研修や面談の代行では入社後の定着までを意識しており、採用から定着まで、アフターフォローを含めた採用支援が可能です。勤怠の管理システムなどのクラウドも取り扱っています。
株式会社ONE株式会社ベクトルは、採用代行のみならず、パート・アルバイトのマネジメントまで代行可能です。
様々な企業で採用を経験した採用コンサルタントによるコンサルティング品質の分析で、雇用管理や勤怠集計、給与計算、教育訓練などあらゆる採用シーンでの課題解決を提案しています。
独自に開発したパート・アルバイト雇用管理システム「PAM」は、応募者のスクリーニングや契約更改もシステム化されており、店舗単位のマネジメントから本部での契約状況の把握まで、幅広い業務領域でサポートしています。
弊社ノーザンライツは、飲食、介護、小売（コンビニ・アパレルなど）、物流、警備、清掃、アミューズメント、リラクゼーションなど主にサービス業様のアルバイト・パートの採用支援を行っている会社です。
現在のご支援実績実取引は28,000店舗以上にわたります。※2023年1月時点
OSR（ワンストップリクルーティングサービス）というサービスを掲げ、
コンサル料金”0円”でアルバイトの採用戦略立案、母集団形成、応募・面接対応、定着・戦力化の課題をワンストップで解決します。
よくお客様からは本当にコンサル料0円なの？と疑問に思われることがありますが、
もちろんご提供する商品(媒体掲載費など）に対しては費用を頂きますが、コンサル料は0円です！
弊社は【リクルートトップパートナー】【Indeedシルバーパートナー】にも認定されていますので
豊富な採用支援実績やIndeedの広告運用実績があります。
★最近のアルバイト市場を知りたい
★採用困難エリアに対しての解決策を模索している
★採用費が高騰しているため削減したい
などなど、採用全般に関してお悩み事があればどんなことでも結構なので
お気軽にお問い合わせくださいませ。
便利な採用代行サービスですが、とりあえず外に頼めばひと安心！ではありません。
「コア業務・ノンコア業務」のパートでもお伝えした通り、
真の目的は、外部に業務を委託することによって、
採用担当者が本来注力すべき業務に時間を使い、より円滑で質の良い採用活動が
できるようになることにあります。
”採用代行の活用で自社にどのようなメリットがあるのか。
導入後の採用活動のイメージは？”
このポイントをしっかりと吟味した上で採用代行会社を選定し、
採用活動の良きパートナーとして伴走してもらうこと。
これが、代行サービスを最大限に自社の採用活動に活かす道だと言えるでしょう。
