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アルバイト採用のための「採用代行(RPO)」入門

2019.12.16

採用代行とは、企業の採用担当に代わり、採用に関する業務を代行するサービスのことです。
「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」や「採用アウトソーシング」とも呼ばれます。

アルバイト採用における“採用代行”とは?

新卒、中途、アルバイトなど採用活動にも様々な種類がありますが、
ここではとくに“アルバイト採用”における採用代行にスポットを当ててご紹介します。

今、採用代行が注目されているワケ

まずは、一般的な採用活動プロセスを確認しておきます。

採用ターゲット設定→母集団の形成→応募受付→面接設定→面接・選考→合格通知→
入社→導入→定着→戦力化

このプロセス自体は、新卒、中途、アルバイト問わず概ね共通していますね。
ただし、アルバイト採用の場合、有期雇用である分、比較的人の入れ替わりも発生しやすく、
その都度募集をかけていくケースが多いのが特徴と言えます。
新卒採用のようにあらかじめ計画立てて、数か月にわたりじっくりと選考…
とはいかないのが悩みどころです。
とくに多店舗展開されている企業の採用担当をされている場合、
店舗から「急に人が辞めてしまって。
今すぐにでも人を補充しないと現場が回りません!何とかして!」という声が
上がってくることもよくあるのではないでしょうか。

中規模企業の中で採用業務に携わるのは、平均して2~3名ほど。
他業務もあるなか、「今すぐ人が欲しい!」という現場の声にも対応しつつ、
冒頭で示したプロセス全てを社内で行うのはなかなか難しいものです。

アルバイト採用はスピード対応が命。各プロセスに十分に手が回らなかった結果、
募集をかけるタイミングが遅くなってしまったり、応募者を待たせてしまったりすると、
採用機会の損失や応募者の選考離脱に繋がってしまうこともあります。

どのようなサービスがあるの?

では、具体的に採用代行の活用例としてどのようなケースがあるのでしょうか。
一例をご紹介します。

<Case1>母集団の形成プロセスの代行
「募集をかけても応募が来ない」「最適な求人媒体、募集方法がわからない/検討している余裕がない」といった課題がある。
⇒採用ニーズの集約・求人広告メディアの選定・採用プランニング等の業務を
外部の採用代行サービスに委託。
データに基づいた採用プランの作成により、採用方法の最適化が実現!

<Case2>応募者受付プロセスの代行
「応募者受付・対応に十分な時間が取れない」「応募受付時間が短くて応募者を逃してしまっている」といった課題がある。
⇒外部の採用代行を利用し、コールセンターを導入した応募受付体制に。
 スピーディーで質の高い対応ができるようになり、応募に対する面接設定数や面接率もUP!

「採用代行、頼んでみようかな」と思ったら

Case1、Case2を通して、少し採用代行のイメージが湧いてきたでしょうか。
では、実際に自社でも採用代行サービスを依頼することになった場合
採用担当はどのような準備をすべきなのかについて、説明します。

自社でしかできないことは?

まず、採用代行サービス依頼前には、現在行っている業務を
「コア業務」と「ノンコア業務」に整理し、何を外部に依頼できるのか
検討する必要があります。

コア業務…採用を行う企業にしかできない応募者との関わりなどの業務
ノンコア業務…コア業務以外の他者に代替可能な業務

例えば、
面接や内定後の面談⇒自社社員と応募者が直接関わりを持つことで、
自社の雰囲気を感じてほしい。だから、”コア業務”。
応募受付や応募者データの集計⇒ある程度定型化できる作業だから、”ノンコア業務”。

このように整理ができれば、ノンコア業務の中から「外部に頼むべき」業務の抽出が
可能になります。

自社とのマッチングが大事。採用代行サービスを見極める3つのポイント

Case1、Case2の例以外 にも、サービス内容は採用代行会社によって多岐にわたります。
それらを自社のニーズに合わせて、次のようなポイントから比較検討してみましょう。

(1)どの業務を代行してくれるのか
 採用代行会社の提供しているサービスには、一般的に次のようなものがあります。
・母集団形成プロセス…媒体選定の最適化、データの集計・分析、競合調査や市場分析、費用対効果の改善。
・応募者対応プロセス…採用単価の改善、面接官のトレーニング。
・定着・戦力化プロセス…人事課題の発見と検証、店舗管理者向けのトレーニング、
 研修の導入による定着・戦力化率の改善。

これらもあくまで一部に過ぎませんが、自社が必要としているサービスを
代行してくれるのかどうかをきちんと調べておく必要があります。

(2)選べる引き出しの多さ
例えば、採用プランの作成(採用方法・手段の選定)を採用代行会社に依頼した場合。
会社によって、取り扱える媒体・手法の数や種類も異なります。
取り扱える媒体のラインナップが多ければ、それだけ多くの選択肢の中から自社に
フィットする方法を選んでもらえるというメリットもあります。

(3)有料or無料
採用代行は有料サービスです。
ただし、料金設定の基準は「フルサポートなら●円」「この業務だけなら●円」
「何件までなら●円」というように会社によって様々です。
また、基本的に有料ではあるものの、「データ分析だけは無料」のように、
部分的な無料サービスが付帯しているケースもあります。

【アルバイトの採用コストを下げるには?採用コストを管理して必要な部分にコストをかけよう】

頼んでからが肝心。依頼後に気を付けること

実際に採用代行サービスをスタートさせた後も、引き続き企業の採用担当が気を付けておくべき点があります。

自分の手から離れるからこそ、十分なコミュニケーションを。

注意すべき点は主に2つ。どちらもキーワードとなるのが”コミュニケーション”です。

(1)自社と応募者とのコミュニケーション
応募者と企業との間に採用代行会社が入って対応を行うと、
応募者から企業担当者の顔が見えにくいこともあります。
その場合は、面接時のコミュニケーションを工夫するなどのカバーが必要です。

(2)自社と採用代行会社とのコミュニケーション
採用代行会社のスタッフは、自社社員に比べると会社のことや
専門的な業務に関する知識の面では劣ります。
そのため、どのような人材を求めているのか、どのような対応をしてほしいのかなど、
依頼する企業側がきちんと伝えておくことが大切です。
そして、依頼した業務が自社の方針に則って進められているか節目ごとにチェックしたり、
積極的に情報共有を行ったりしていくことで、互いの目線を合わせ、
信頼関係を構築していくことが望まれます。

味方につければ心強いパートナーに。それが、”採用代行”。

便利な採用代行サービスですが、とりあえず外に頼めばひと安心!ではありません。
「コア業務・ノンコア業務」のパートでもお伝えした通り、
真の目的は、外部に業務を委託することによって、
採用担当者が本来注力すべき業務に時間を使い、より円滑で質の良い採用活動が
できるようになることにあります。

”採用代行の活用で自社にどのようなメリットがあるのか。
導入後の採用活動のイメージは?”

このポイントをしっかりと吟味した上で採用代行会社を選定し、
採用活動の良きパートナーとして伴走してもらうこと。
これが、代行サービスを最大限に自社の採用活動に活かす道だと言えるでしょう。

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