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応募受付~面接対応時の改善策とは?【アルバイト採用課題を解決Part③】

2022.05.16更新

アルバイト採用でよくある課題とその解決策をご紹介する、本シリーズ。
(1) 採用計画→(2) 媒体選定→(3) 原稿作成&入稿→(4) 応募受付→(5) 面接→(6) 入社→(7) 定着、の採用活動フェーズのなかから、Part.3では、「(4) 応募受付~(5) 面接」での課題にスポットを当てます。

アルバイト採用でよくある課題とその解決策をご紹介する、本シリーズ。
Part②では【効果が出ない求人原稿作成をしない為に出来る事】について解説しています。下記よりご覧ください!

アルバイト採用課題を解決Part②

(4) 「応募受付」フェーズでの課題

「応募受付」とは、求職者からの応募を受け付け、面接への橋渡しを行うフェーズです。
応募受付時の対応一つで、その後の採用が成功するかどうかが大きく変わってきます。

応募受付代行サービス「OMUSUBI(オムスビ)」は、成果報酬型の採用専門コールセンターです。応募者対応に課題をお持ちの方は是非ご参考にしてみてください。

応募受付専門コールセンター|OMUSUBI(オムスビ)

Case1「応募が来ても、タイムリーな対応ができません。」

応募から時間がたてばたつほど、応募者の意識が下がってしまったり、同時に検討している他社の選考が進んでしまったりするなど、応募者取りこぼしのリスクが高まります。
応募を受け付けたら極力時間を空けずに対応し、面接の約束を取り付けることが大切です。

タイムリーな応募者対応ができない状況の例として、以下のようなケースがあります。
・応募電話がかかってきても、担当者不在ですぐに面接設定ができない。
 折り返し連絡するまでに時間がかかる。
・本部で受付(1日)→応募者情報を店舗に転送(1日)→店舗の担当者から応募者へ連絡(1日)と、日数のかかる対応フローになっている。

◆解決策…「採用(面接)担当者本人しか対応できない体制」からの移行を!

(1) 他のスタッフも受付・面接設定ができる体制に
あらかじめ、面接設定が可能な日時を他のスタッフに共有し、対応マニュアルなどを用意しておきます。そうしておけば、たとえ面接担当者が不在であっても、その場で他のスタッフが面接設定を行うことができます。「折り返しご連絡します」と言って、応募者を待たせる分の時間ロスを出さずに済みますね。

(2) 採用コールセンターの導入
応募受付専門のコールセンターを導入すれば、応募者への迅速で確実な対応が可能となり、担当者は本来注力したい業務に専念できます。導入にあたっては、コールセンター側に求人内容や面接可能な日程枠を共有し、事前の打合せで対応内容を確認しておくなどの準備が発生します。サービスによっては、電話・Web・自社HP経由での応募に対する面接設定、リマインドや日程変更への対応、応募者不在時の追いかけ連絡、データ蓄積による分析などの細かな部分まで対応してくれるものもあります。

Case2「日程が合わない、やり取りが途切れる…など面接設定完了まで至りません。」

せっかく応募が来ても、面接設定率が低いとお悩みのケースもよく耳にします。何が原因で面接設定が滞ってしまうのかを把握し、原因に見合った対策をとることが必要です。

◆解決策…応募者の状況はさまざま。柔軟に対応できる方法の検討を!

(1) 日程が合わない→面接可能枠の増枠
面接可能枠の数は十分でしょうか?曜日や時間に偏りはないでしょうか?「別の仕事をしているので特定の曜日は厳しい」「授業が終わってからでないと面接に行けない」など、求職者の状況に応じて調整ができるように面接可能枠数を増やすのも一つの方法です。

(2) やり取りが途切れる→手軽にやり取りができるチャット機能などを活用
不在のためなかなか電話での連絡がつかなかったり、メール連絡を見落として返信が遅くなったりするうちに、やり取り自体が面倒になって途絶えてしまうことも。そのため、タイムリーにやり取りができるチャット機能(求人媒体の付帯機能)を活用する、ショートメールで確実に面接案内が届くサービスを利用するなど、やり取り自体の負担が少ない方法を検討してみましょう。

<応募者対応をスムーズに!>
【アルバイト採用活動】コスト削減と時間短縮に繋がる応募対応方法とは?

(5) 「面接」フェーズでの課題

いよいよ実際に応募者と顔を合わせる”面接”です。面接は企業側が応募者を選考する場であると同時に、応募者側が本当に働きたいと思える企業かどうかを見極める場でもあります。したがって、企業側も選ばれている意識で臨む必要があります。

Case1「面接当日、来ない応募者が多いんです。」

面接担当者は、通常業務の合間を縫って面接用の時間を捻出し準備していることでしょう。それだけに、いざ当日になって応募者が来ないという事態は何としても避けたいところです。応募者が面接に来ない理由ごとに、その解決策を見てみましょう。

◆解決策…応募者目線に立って、面接への参加意欲がわくような対応を。

(1) 面接があること自体を忘れていた/面接日程が先すぎて行く気がなくなった
 →モチベーションの高い近日中に面接設定!
応募から面接実施日までが1週間以上空いているようであれば、要注意。アルバイト採用では特に、早く働きたい求職者も多いため、早く決まりそうな他社に応募してしまおう、と思われる危険もあります。目安として、応募から3日以内の日程で面接設定をするように心掛けてください。

(2) 面接設定までのやり取りをする中で、企業側に不信感をもった
 →5分以上の会話でコミュニケーションを!
企業側の機械的な対応や横柄な態度などが理由で、働きたい気持ちが失われてしまうこともあります。面接日程を相談する際の電話では、簡単に経歴や得意分野を聞くなどして丁寧な対応とコミュニケーションを心掛けましょう。

(3) 面接の場所が遠くて、行くのが面倒になった
 →WEB面接の導入も検討を!
遠方からの応募者にとっては、面接に足を運ぶこと自体が一つのハードルになります。新型コロナウイルスで長距離の移動がしづらい昨今の状況では、尚更です。そこで、今注目されているWEB面接を導入し、自宅からでも面接ができるような環境を整えるのも一つの手段です。WEB面接については、NL+内の別の記事で詳しくご紹介しています。

★下記参考記事もご覧ください。

WEB(動画)面接導入でアルバイトの採用率を高めるには?!~応募者数増加や面接実施率の向上も期待できるツール~

Case2「せっかく面接をしたのに、その後の採用に繋がりません」

面接を実施したにもかかわらず採用に繋がらない場合、応募者が来社した時の対応、面接官の対応・選考方法、面接後の合否連絡のいずれかに問題があることがほとんどです。

◆解決策…来社時の応対から合否連絡まで気を抜かずに!

(1) 応募者が来社した時の対応
 →企業側も準備して応募者を迎えている姿勢を見せて!
応募者は面接本番を目前にして、緊張していることもあります。いかにその緊張や不安を和らげるかがポイントです。具体的には、面接担当者以外のスタッフにも面接実施する旨を周知し、誰が応対しても気持ちよく感じてもらえるようにしておくこと、応募者本人に向けたウェルカムボードを設置して歓迎の気持ちを伝えることなど、他にも企業や店舗の特長に応じてさまざまな工夫ができるはずです。

(2) 面接官の対応・選考方法
 →まずは実態把握。必要に応じてトレーニングを!
面接官の対応の悪さは、応募者の面接辞退に繋がってしまいます。そうならないためにも、まずは面接官としてふさわしい態度や内容で面接が実施できているかを把握する必要があります。面接を店舗などの現場担当者に委ねており実態が掴みにくいときは、外部の覆面面接調査員を派遣してレポーティングさせる方法もあります。
また、経験の少ない面接官だと、そもそも応募者にどんな質問をすればよいのかが分からなかったり、感覚的に合否を決めてしまったりする可能性もあります。貴社の求める人物像に基づいた適切な面接内容、明確な基準による合否判断が行えるよう、面接担当者を対象に面接官トレーニングを受講させる方法もあります。

(3) 面接後の合否連絡
 →合否連絡は即日~2日後までに!
合否の連絡が来ないと、応募者は「もしかして不採用なのでは…」「なぜこんなに遅いのだろう…」と不安を募らせるばかりです。応募者が他社へ流れてしまうのをふせぐためにも、合否連絡は迅速に行うようにしましょう。

受付~合否連絡まで、企業側も常に求職者に見られています!

今回は、採用活動のフェーズのうち、(4) 応募受付~(5) 面接について見てきました。面接実施率や面接後の採用率が悪いと、
「面接に来ないなんて非常識だ!」「面接したのに辞退するなんて何考えてるんだ!」と応募者側にだけ問題を見出しがちです。しかし、本当に問題は応募者だけにあるのでしょうか?今回の記事をきっかけに、企業側にも問題がないかを見直し、
より採用に繋がる応募受付のあり方、面接のあり方を考えていただければ幸いです。

応募受付でスピーディな対応ができず応募取りこぼしが発生している・・・
面接に来ない・・・面接後に採用まで至らない・・・
このような課題を、ノーザンライツが解決します!

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