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「Airシフト」とは!?|もうアルバイトのシフト管理に悩まない!時間をかけない!効率UPと評判のシフト管理サービス

2022.01.31

飲食店や小売業、介護施設などの責任者でアルバイト・パートスタッフさんのシフト管理に
悩まれている方は少なくないのではないでしょうか。
スタッフさんの出勤やお休みの希望を聞いてシフトを作成し、共有、さらには給与計算までを行うシフト管理は、責任者の方にとって手間と時間がかかって仕方がないことかと思います。
もうご存知の方も多いかと思いますが、近年そんな手間と時間かかるシフト管理を
“効率的に行える”様々なサービスが生まれています。

今回はシフト管理における課題と解決方法を整理し解説しながら、シフト管理サービスの中でも
特に注目したいサービス「Airシフト」の特徴をご紹介していきます。
企業の採用ご担当者様も現場責任者の負担を軽減するために是非ご検討ください!

シフト管理って何?課題から紐解く

シフト管理とは具体的にはどんな業務をすることなのでしょうか。
まずは基本的な「シフト管理とは何なのか」を解説しその中で起きている課題をピックアップします。

適切なシフト管理が売上や利益向上につながる

そもそもシフト管理とはシフト制で働く社員の勤務時間帯や休日の希望を集約し、組み合わせを管理するマネジメント業務です。
仕事内容や繁忙期・閑散期の仕事量を考えながら、人員配置を行うので、うまく管理ができれば
社員の希望を叶えられますが、できなければ特定の社員に負担が偏ったり人件費が余分に発生してしまうという不具合が起こります。

適切なシフト管理を行えれば社員の業務効率性や生産性が上がり、ひいては売上や利益の向上につながるのです。

シフト管理を行う際に発生する課題をピックアップ

①シフト表作成に時間がかかり過ぎている
まず、そもそもシフト表を作る作業自体に時間と手間がかかるという課題があります。
紙、Excel、無料で使えるフリーソフトなどで作成している場合はどうしても作業時間が必要になってしまいます。
またシフト希望は1度決めて共有したとしても、社員の急な予定変更に合わせて修正を常に行っていくもの。その都度、時間がかかってしまいます。

②シフト希望の理由は千差万別
アルバイト・パートスタッフさんは学生さんや主婦さんなど様々な属性の方がいます。
それぞれにシフト希望の理由があるので、ある程度、社員のバックグラウンドを理解しておく必要があります。
例えば学生さんであれば「テスト期間」や「サークル活動・帰省の予定」、主婦さんであれば
「子どもの都合で急に休む可能性」「扶養控除内勤務希望」などです。
在籍する社員がどれぐらいシフトに入れるかを、繁忙期・閑散期を鑑みながら決めていかなくてはいけません。

③公平性を保つのが難しい
アルバイト・パートスタッフの管理は店長や社員が担うケースが多いと思います。
どうしても人間がシフト作成をする以上、作成者がスタッフの技量や人間関係を気にしすぎて休みが偏ってしまったり、意図はしていなくても不公平なシフトととらえられてしまうことがあります。
スタッフの中には自分の意見を伝えることが苦手な人や先輩スタッフに気を遣って希望を言えない人もいます。
そういった不満が溜まっていくと、最悪の場合、退職に繋がってしまうこともあります。

シフト管理システム導入が業務の効率化とコストダウンを生む

上記の課題を解決できれば、シフト管理が効率化します。課題を解決するには「シフト管理システム」を導入することをオススメします。
昨今、無料のものから有料のものまで、様々なシフト管理システムやサービスが使える世の中になってきました。
まだシフト管理システムを利用していない企業様も、導入はしているが活用しきれていない企業様も是非、ご検討ください!

シフト管理を効率化するメリット

シフト管理効率化には2つのメリットがあります。

①業務効率の向上
効率的なシフト管理を行うことで社員の能力に応じた配置が可能となり業務効率が向上します。
またベテランと新人をバランスよく配置できることで新人への教育がスムーズになります。
人間関係に考慮した配置を行うのでコミュニケーションが円滑になるのもメリットの一つです。
これにより社員の満足度も高まり、離職率を下げることにも繋がります。

②コストの削減
シフト管理を効率化すると従業員の勤務状況やシフトの過不足を正確に把握することができるため、曜日や時間帯の繁忙の状況を再度、把握することができ、
どこに時間を割けばいいのかを正確なデータを基に考えることができるようになります。
このデータを使い、例えばあらかじめ繁忙期が予想できる時期や時間帯にベテランスタッフを配置したり、逆に閑散期には新人を多く配置させ教育を行います。
これにより必要以上の人件費を発生させないようにすることができるのです。

シフト管理システムで出来る事

上記の課題を解決したり、メリットを得るにはシフト管理システムを導入すると良いでしょう。
シフト管理システムの主な機能をご紹介します。

①社員のシフトを自動作成できる
複数の社員から提出される申請をクラウドで集計していきます。
手書きやエクセルでアナログにシフト作成するのではなく、曜日による人数のダブりや不足の調整を自動で集計していくことができます。
また事前に登録しておいた従業員情報(スキルや経験年数)とリンクさせ、過不足のないシフト作成を行うことができます。
従業員ごとのスケジュール管理やスキル管理、勤怠管理、さらにはモチベーション管理まで出来ると言っても過言ではありません。

②シフト提出や確認がオンラインでできる
社員は各自のパソコンやスマートフォン、タブレットなど様々なデバイスからシフトの提出をしたり、シフト表の確認を行ったり、出勤・退勤打刻ができます。
職場に貼られたシフト表を手帳に書き写したり、写真に撮るなどして確認をする必要はありません。
シフト管理者はタイムリーに従業員のシフト状況を把握できますし、社員は手軽に使えて負担も
軽減できます。

③通知機能によりシフト提出忘れを防止
シフト提出日になっても、なかなかシフト希望が集まり切らない、何度も口頭でアナウンスをするのが手間と感じている管理者の方も多いでしょう。
シフト管理システムには社員への通知機能もついていますので、シフト申請の提出期限を自動的に通知させることで社員に気を遣わずにシフト提出を促進することができます。

Airシフトの特徴

シフト管理システムは世の中にいくつもありますが、今回は中小企業から大手まで導入実績も多く
人気の高いシフト管理システム「Airシフト」を紹介していきます。

「Airシフト」はシフト管理の中で5つのフェーズ「シフト収集」「シフト作成」「シフト調整」「社員への連絡」「日々のシフト調整」において効率化を図ることができるサービスです。

これから機能を紹介していくので、「Airシフト」を導入することで5つのフェーズの中でどう変わっていくのかをイメージしてみてください。

Airシフトの詳細についてはこちらをご覧ください。

Airシフト

複雑ではない、たった5つの機能だけでシフト管理を効率化

機能①シフト収集
社員のシフト希望や休み希望はスタッフ専用アプリ「シフトボード」を使用して収集します。
紙やメールで集める手間はありません。
管理者から社員へのシフト希望提出依頼は自動で通知することができます。
スタッフの提出忘れを防ぎ、催促する手間もなくなります。
またシフト希望は自動でシフト表に反映されるので転記する手間もなくなります。

機能②シフト作成
社員から集めた勤務・休み希望を元にクリックひとつで大枠のシフトを自動作成できます。
シフト表に時間帯ごとの必要な人数を設定すれば希望シフトとの過不足を確認しながら調整していけます。またスタッフ毎やその日ごとの概算人件費も出すことができます。
表示するシフト表を日・週・2週・半月・月で切り替えられたり、「早番/中番/遅番」などと
パターンを設定することもできます。

機能③シフト調整
シフトが足りない場合のスタッフへの出勤依頼や、多い場合の時間変更依頼は
スタッフ専用アプリ「シフトボード」内のメッセージで行うことができます。

機能④シフト共有
確定したシフトはアプリを通じて社員に自動で共有されます。メールやSNSでの連絡は不要です。
社員もアプリで簡単に確認をすることができます。またシフト表を様々な形で印刷し、職場に張り出すこともできます。CSVデータでのダウンロードも可能です。

機能⑤タイムカード・勤怠管理
タイムカード(出退勤打刻)機能があるので、労働時間の計算や設定した給与を元に概算人件費をシミュレーションすることができます。複数店舗の勤怠を一括管理することもできます。

導入事例をご紹介。「シフト作成が楽しくなった」

「Airシフト」を導入したある飲食店の店長さんによると、毎月約155分かかっていたシフト作成の時間が44分に短縮されたそう。
ちなみにこの飲食店はスタッフ数が13名なので、この規模でこれだけの短縮ができたということは
さらに人数の多い店舗は、さらに短縮が見込めるでしょう。

店長さんによると
「運営業務の中で最も嫌いな仕事だったシフト管理が、ボタンを押していくだけで終わる。今はシフト管理が楽しいと思えるようになりました。空いた時間でスタッフとのミーティングの時間を持つことができたり、接客の時間も増やすことができました。またスタッフからも提出が楽になった、簡単に使いこなせた、という声もあり、スタッフの働く満足度が上がったのも良かったですね。」とのこと。

導入事例参照元

シフト管理の効率化は当たり前の時代に

AIの進化とともに業務効率化は今後もさらに進んでいきます。
シフト管理システムは管理者の負担を軽減するだけではなく、働く社員たちの満足度を上げることもできます。
業務を効率化し社員満足度を上げることが、お客様に提供するサービスの向上にもつながるのではないでしょうか。

「Airシフト」は無料で使用できる期間が最大2ヶ月あります。
まずはお試しで体験してみるのもいいかもしれません。ぜひご検討ください。

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