採用KPIテンプレートとは？目標から逆算する5ステップ【無料Excel配布】

KGI（Key Goal Indicator）が「最終目標指標」を意味するのに対し、KPIはKGIを達成するための中間指標です。

採用活動におけるKGIは、多くの場合「採用予定人数の達成」となります。

つまりKPIは「期間内に〇名採用する」というKGIを達成するために、各選考フェーズでクリアすべき数値目標です。

KPIの達成を積み重ねると、最終的なKGI達成につながるという関係性です。なお採用活動を進めていくうえで、採用KGIとKPIが逆転してしまわないよう注意が必要です。

採用KPIを設定するメリットは採用活動の属人化を防ぎ、データに基づいた戦略的な意思決定を可能にするためです。

複数名での採用活動や担当者の変更があった場合、進捗状況が曖昧になりゴールを見失う可能性があります。また担当者の勘や経験だけに頼った採用では、成果の再現性が低く、担当者が変わるとノウハウが失われるリスクがあるのです。

KPIの設定により採用プロセス上のボトルネックが数値で明確になり、具体的な改善策を打つことができます。

よって採用コストの最適化や選考スピードの向上が期待できます。

採用KPIテンプレートでは、採用活動全体を可視化するために各選考フェーズの数値管理が重要です。採用フェーズごとの指標は以下のとおり。

まず、採用活動の最終ゴールであるKGIを具体的に設定します。

「いつまでに」「どの部署で」「何名」採用するのかのKGIを明確に定義することが、KPI設定において重要です。

このKGIが後続のすべてのKPIを算出する際の基点となるため、経営層や事業部門と合意形成を図った上で確定させる必要があります。

次に、自社の採用選考がどのようなプロセスで進むのかをすべて書き出します。

例えば「応募→書類選考→一次面接→二次面接→最終面接→内定→入社」といった流れです。
続いて、過去の採用実績データから、各プロセス間の通過率を算出します。

この数値を各フェーズで算出することで、自社の採用プロセスの現状を正確に把握できます。

【参考】中途採用における歩留まり率の目安

自社の過去データがない場合、一般的な数値を参考に目標設定を行うことも有効です。
株式会社ゼクウがが1,496名の採用担当者を対象に実施した調査では、以下の結果が分かりました。

応募者100名のうち、最終的に入社まで至るのは約6名です。例えば応募者が100名いた場合、平均的な歩留まり率で進んだケースは以下のようになります。

参照：株式会社ゼクウ | 「応募への初動『5分未満』は予約率67.5%、業界平均55.4%・『3日以上』は45.8%」

応募数を増やすことだけが採用成功に繋がるわけではありません。例えば面接予約率を55%から70%へ改善できれば、採用数を大きく伸ばせるかもしれません。

そのため採用数だけでなく、それぞれの指標を継続的に管理することが重要です。採用の歩留まりについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

ステップ1で設定したKGI（目標入社人数）と、ステップ2で算出した各選考フェーズの歩留まり率を使って、目標達成に必要な応募者数を逆算します。

例えば目標入社人数が1名で内定承諾率が50%の場合、2名に内定を出す必要があります。

同様に最終面接通過率が50%なら4名、一次面接通過率が50%なら8名、書類選考通過率が50%なら16名の応募が必要、というようにKPIツリーを遡って計算します。

算出した総応募者数を獲得するために、どの採用チャネルをどの程度の割合で活用するかの計画が重要です。

各チャネルの過去の実績を分析し、目標達成に向けて最も費用対効果の高い組み合わせを検討します。

例えばIndeedPLUSや求人ボックスなど複数の媒体データを集約し、予算を使いすぎている店舗やチャネルの予算を、採用が困難な領域へ集中投下するといった予算の最適化を実行します。

設定したKPIを形骸化させないために、チーム内での運用ルールを定めます。

具体的には、「誰が」「いつ」「どの数値を」「どこに」記録するのかを明確にします。

例えば、「毎週月曜日の午前中に、採用担当者が各チャネルの応募数と選考通過数をKPI管理シートに更新する」といったルールです。

採用KPIを適切に管理するためには、定期的に進捗を確認する場を設けることが重要です。

目標に対する進捗状況を継続的に把握し、計画との乖離が生じた際には早期に原因を分析して改善策を実施することで、目標達成の確度を高めることができます。

過去の採用データが蓄積されていない場合、歩留まり率を感覚で設定してしまうことがよくある失敗例です。

希望的観測に基づいた高い歩留まり率を設定すると、必要な応募者数を過小評価してしまい、結果的に採用目標が未達になるリスクが高まります。

データがない場合はまず業界平均や前述の目安を参考にするか、あるいは少し厳しめの数値でシミュレーションを行い、現実的な目標を立てることが重要です。

実績を記録し、徐々に自社のデータに基づいた精度へ高めていく運用が求められます。

応募数が目標に届かない場合、求職者に求人が見られていない、または魅力が伝わっていない可能性があります。

上記のような場合、掲載している求人媒体の選定がターゲットと合っているかを見直すとともに、求人原稿の内容を抜本的に改善する必要があります。

その情報をもとに、ターゲットの心に響くクリエイティブな表現で求人原稿を作成し、他社との差別化を図ります。
求人原稿作成のコツについては以下の記事で詳しく紹介しています。

応募は集まっているにもかかわらず面接につながらない場合、応募者対応のスピードやコミュニケーション方法に課題がある可能性があります。

上記のような場合、応募者への初動対応のスピードや連絡方法を見直す必要があります。特に求職者は複数の企業へ同時に応募しているケースも多く、対応の遅れがそのまま離脱につながることも少なくありません。

応募直後は求職者の関心が最も高い状態です。迅速な対応を徹底することで、面接設定率や面接実施率の改善が期待できます。応募者対応効率化によって採用率を向上させた事例は、以下の記事をご覧ください。

応募数や面接設定率は順調にもかかわらず採用数が伸びない場合、選考辞退率や内定承諾率に課題がある可能性があります。

上記のような場合、面接通過率や内定承諾率といったKPIを分析し、離脱要因を特定する必要があります。

求職者は複数の企業を比較しながら就職・転職活動を進めています。そのため、面接の進め方や応募者へのフォローによっては、他社へ流れてしまう可能性があります。

採用KPIを管理するうえでは、「何人面接したか」だけでなく、「何人が入社を決めたか」まで追うことが重要です。選考辞退率や内定承諾率を継続的に確認し、改善を繰り返すことで、最終的な採用人数の達成につながります。
面接の評価基準や質問例については、以下の記事をご覧ください。

採用KPIを設定する時のポイントは以下のとおりです。

採用KPIは、KGIを達成するためにあります。数値だけがひとり歩きして、本来の目的からズレないように注意が必要です。

関数や入力規則の破損、更新漏れや二重入力といった人的ミスが起こりやすい点に注意が必要です。複数人での同時編集が難しく、担当者への業務の属人化を招くリスクもあります。

運用ルールを明確化し、定期的なバックアップを取るなどの対策が求められます。

管理する応募者数が増えてきた場合は、採用管理システム（ATS）の導入も検討すると良いでしょう。

基本的なKPI項目（応募数、各選考通過率など）は共通ですが、一部異なる点があります。

新卒採用では、インターンシップ参加者数や説明会参加者数、内定後のフォロー面談実施率なども重要なKPIです。

一方で中途採用は、職種や採用チャネル別のKPIをより詳細に管理することが求められます。

採用KPIテンプレートは、コストをかけずに手軽に始められる点がメリットで、採用規模が比較的小さい企業に向いています。

一方、採用管理システム（ATS）は、応募者情報の一元管理や選考進捗の自動化、データ分析機能に優れており、採用規模が大きい企業や、複数チャネルを駆使して採用活動を行う企業に適しています。

まずはExcelでKPI管理を始め、業務の煩雑化やデータ管理の限界を感じたらATSへの移行を検討するのが良いでしょう。