RPOとは？採用代行の最新トレンドや成功した事例をご紹介

非常に多岐にわたる採用業務。求人媒体の管理や採用サイトの運営、説明会設営、面接設定など、採用担当者の負担は業界や事業規模に関わらず大きくなってしまいます。
そこで今回は、そうした採用業務をより効率的に進め、成果を大きくするための解決策としてRPO、いわゆる「採用代行サービス」について解説します。
2023年現在の最新トレンドや、実際に導入した成果についてもご紹介していますので、ぜひ導入検討の参考にしてください。

RPO（採用代行）とは？

採用業務と一言でいっても、その業務範囲は募集活動から応募者対応、面接・選考、内定後のフォローなど、非常に多岐に渡ります。中小企業の採用担当者の中には、それらをひとりでこなしている場合もあるのではないでしょうか。「人的リソースが足りていない」「コア業務の時間がなかなか取れない」と悩む企業は少なくありません。
こうした課題の解決策の一つが、一般的になっているRPO（Recruitment Process Outsourcing）、つまり採用代行です。
RPOとはどういったサービスなのか、RPOを活用するメリットやデメリット、RPOサービスを比較する際のチェックポイントについてわかりやすく解説します。

採用のノンコア業務を代行可能

RPOとはRecruitment Process Outsourcingの略称で、採用活動にまつわる業務をサービス会社にアウトソーシングすることを言い、「採用代行/採用代行サービス」とも呼ばれています。
採用活動のプロである外部企業に採用業務の一部または全業務を委託することで、企業の採用担当者様がコア業務に専念できるようサポート。採用効率を最大限に引き上げ、効果的に進めることができる新しいサービスです。企業ごとの課題やニーズに合わせ、工数やコストの削減、あらゆる業務の最適化につながる採用支援サービスが提供されています。近年では、AI活用や自動化を絡めた採用業務の代行サービスも登場しています。

◆採用代行と人材紹介の違いは？
人材の獲得業務をアウトソーシングする手法には、採用代行の他に人材紹介も一般的です。
業務委託に近い採用代行は、企業の人事部の代わりとして動く形で、月額の契約料金を支払う場合や成果報酬型のサービスもあります。
一方で、人材紹介は人事部の代わりに動くのではなく、人材紹介会社から自社の求める人材を紹介してもらい、採用に至れば報酬を支払います。
「成果報酬型の採用代行」と「人材紹介」はよく似たサービスではありますが、求める人材や採用人数、応募対応の有無など、依頼したい内容によって使い分ける必要があります。

◆注目が集まる背景
RPO（採用代行）が注目される背景にはどのようなものがあるのでしょうか？

◎採用チャネルの多様化
現在の採用活動では「インターネット広告」「人材紹介会社」「ダイレクトリクルーティング」「リファラル採用」「オウンドメディアリクルーティング」「SNS」など、採用手法の多様化が進んでいます。これら全てに対応しようとすると多大なマンパワーを掛けなければなりません。

◎応募数の増加
近年、求人媒体や採用サイトなどWebを活用した採用活動が一般化。求職者は手軽に就職活動に取り組めるようになりました。
しかし、企業側は複数の採用手段の管理業務が増えてしまい、さらには対応スピードやクオリティにおいても競合と差別化を図る必要が生じています。

◎就職活動期間の長期化
新卒採用では政府に定められた採用活動時期がありますが、その期間より前にインターンシップの募集が始まるなど、採用活動全体で見ると、年々早期化しています。
また、採用の複数内定をもらった学生が内定辞退をする場合に備え、代わりの候補を探したり内定者へのアフターケアを行うなど、採用活動期間が後ろ倒しになっていることも長期化に繋がっています。

◎コア業務への圧迫
前述した全ての要因が、採用のコア業務への圧迫に繋がっています。
しかし、多くの企業では採用担当者を増員することは難しく、負荷軽減を目的として採用業務を一部、または全業務を採用代行サービスでアウトソーシングしたいと考える企業が増えています。

具体的なサービス内容

RPO（採用代行）では、ノンコア業務のほぼ全てを代行することができますが、
具体的にはどのような業務を代行できるのでしょうか？

◆採用計画の策定
採用活動の最初のステップ「採用計画の立案」。
企業に必要なものを整理し、採用計画を達成させるための実行戦略を策定します。

・現状の課題分析
・人材要件の定義
・採用計画の立案
・採用ブランドの立案
・体制構築

◆母集団形成
各種求人媒体への出稿手続きや、エージェントとの調整、説明会の企画・運用など、募集活動全般における業務を行い、目標の採用人数達成を目指します。

・媒体の調査、選定と企画
・求人原稿の作成、配信
・エントリー対応
・インターンシップ、説明会の企画・実施
・問い合わせ対応

◆選考・面接の対応
応募者対応において、面接前から面接後まで全ての業務を代行することが可能。
面接マニュアルや面接官トレーニングなど、採用活動の品質向上のサポートも。

・書類選考、WEBテスト、スクリーニング
・面接マニュアル、評価定義の作成
・面接のスケジューリング、応募書類の回収、管理
・面接代行
・面接の成績管理、合否決定
・選考結果の通知

◆内定者フォローと入社前対応
複数内定承諾のケースが多くなり重要度が増した内定後のフォロー。
辞退防止に向けた施策の計画から実施や、入社前の内定者フォロー全般の対応。

・内定通知書の送付
・内定者研修の企画・実施
・入社意向の向上施策
・内定辞退者との個別面談
・入社前書類の回収
・採用プロセスの課題抽出、解決策提示

◆人材の定着・戦力化、離職者対応
採用した人材の戦力化や、退職を防ぐ定着化サポートも代行可能。
新規採用コストの削減の他、企業の生産性やサービス向上にも繋がります。

・現状の課題や問題点のヒアリング
・退職者動向の分析
・支援計画立案
・研修の連絡実施
・状況確認

◆留学生・グローバル人材の採用に関する業務
日本人採用の場合と勝手の違う留学生・グローバル人材の採用。
現状の課題分析からビザ取得の業務サポートなど、幅広い範囲の業務を代行可能。

・母集団形成
・面接会の企画・実施
・応募者対応
・就労サポート（日本のマナー指導など）

導入するメリット

あらゆる採用業務をアウトソーシングできることがわかりましたが、次はRPO（採用代行）の導入のメリットとデメリットについて見ていきます。

◆コア業務に専念でき、総合的な採用力の強化に
重要な業務を圧迫する煩雑なオペレーション負荷を削減し、現状分析や採用戦略の策定の他、面接や内定辞退防止など候補者へのきめ細かなフォローを行うことが可能に。採用活動の質の向上に繋がります。

◆専門家の知見を獲得できる
RPO（採用代行）を行う企業は採用のプロフェッショナルであるとともに、外部のパートナーでもあります。数多くの支援実績を基にしたノウハウとスキルから、企業に合わせた採用戦略の立案と実行が行え、また、客観的な視点からアドバイスをもらう機会にもなります。

◆応募者へ対応スピードで還元できる
調整業務や問合せ対応を優先的に行うことができるようになり、応募者の満足度の向上に。また、これまでタイミングが合わないことで発生していた折り返し連絡などの無駄な工数の削減にも繋がり、効率化が図れます。

◆採用活動を効率化できる
行った施策の効果測定や分析まで代行が可能で、継続した改善に繋げられます。また、拠点ごとの進捗確認など、企業全体の採用活動の進捗を把握する余裕が生まれ、改善に役立ちます。

◆採用コストの削減
新しい採用担当者を確保するより、依頼する業務量によっては委託する方がコストの削減につながる場合があります。また、費用対効果の高い採用手法に注力することができ、効率的な予算配分で施策を実行することができます。

導入するデメリット

では反対に、RPO（採用代行）のデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

◆社内に採用ノウハウを蓄積しにくい
採用業務の代行を委託した場合、業務を遂行するのはサービス会社となります。そのため、細かなノウハウまで引き継ごうと思うと、定例会など共有の機会を密に設ける必要があります。担当者とのコミュニケーション不足には注意しましょう。

◆求める人物像とのミスマッチが起こる
委託する業務範囲が多くなったり、応募者との交流が少ないまま採用が決定してしまうと企業の社風と採用者のキャラクターの間にギャップが生まれやすくなります。それを防ぐために、十分な話し合いを重ね、どこまでを依頼し、どこまでは自社で行うかを明確にしておく必要があります。また、最終判断は自社で行うことも重要です。

◆得意業務が依頼先により異なる
採用業務は非常に多岐にわたります。そのため、サービス会社の得意分野も異なります。依頼の前に自社の委託したい業務や期待する効果を明確にし、その内容に特化したサービス会社に依頼するように調査が必要になります。

◆料金体系が依頼先により異なる
得意分野に加え、料金体系も「月額契約」や「従量課金型」など非常に様々です。自社の求める業務量や契約期間によっては割高になる可能性もあるので、複数のサービス会社を比較して検討するようにしましょう。

◆情報漏洩のリスク
業務委託全般に言えることですが、情報漏洩のリスクがあります。依頼前に、ISMSやプライバシーマークといった第三者機関の認証取得をしているか、情報管理・セキュリティに関する社員教育が徹底しているかなどを確認しましょう。委託業務の実績も参考になります。

導入に向いている企業

これらのメリット・デメリットを踏まえ、どのような企業であればRPO（採用代行）を導入すべきと言えるでしょうか。

◆人事が人手不足の企業
人事が人手不足だと、通常のオペレーション業務に追われて新しい人材を獲得する余裕がありません。新しい施策の立案や改善を行えないまま、多忙な人事業務を回し続けるという悪循環に陥ります。RPO（採用代行）を導入することで、人事業務の振り分けを行うことが可能に。注力すべきコア業務にリソースを充てられるようになります。

◆採用活動がうまくいっていない企業
自社の魅力発信が不十分で他社に競り負けてしまったり、採用戦略が求める人物像とずれてしまっていたりで、求人広告で良い成果が上げられていない企業はRPO（採用代行）に向いています。プロの知見を最大限活用し、自社の効果的なブランディング戦略や、魅力の再発掘を行うことができます。

◆人材の育成ができていない企業
人材の育成・指導スキルも代行することが可能です。ジョブローテーション制度や社内FA制度など、社内制度の構築をはじめとする働きやすい環境づくりをRPO（採用代行）で委託することで、業務の効率化だけでなく離職率の改善にも効果があります。

◆募集職種が多い企業
募集職種が多い企業は、それぞれに合わせた採用手法が必要になります。特に、専門職など特殊な職種を採用する場合には、専門的な知識やノウハウが不可欠になるので、特定の分野に長けた実績ある専門家に業務を代行してもらうことで、採用活動をより意味のあるものに改善することができます。

◆早急な採用が必要な企業
急な人材の流動があった際に、通常業務がある採用担当者だけでは対応が難しい場合があります。そんな中で行う採用活動では、納得のいく採用ができないケースがあります。RPO（採用代行）を活用し、早急な人材確保を行いつつ、即戦力として活躍してくれる人材の採用にも繋がります。

◆これまでの採用活動に効果を実感できていない企業
現状の採用活動に課題を抱えている企業や、さらなる改善を行いたい企業はRPO（採用代行）の活用をおすすめします。新たな施策を行うための知見を得られ、これまでとは違う取り組みになることは間違いありません。

◆シチュエーションごとにお困りの企業も
採用業務一式を代行することも可能ですが、シーンごとの細かな採用課題にも対応可能です。下記の様なシチュエーションで利用する企業も多いです。

・面接や説明会に工数がかけられない
・採用媒体や管理ツールを使いこなせていない
・面接設定にタイムラグができている
・アルバイト採用の現場で、常に人手不足が課題となっている
・就職サイトや口コミサイトの評判対策をしたい
・採用数拡大に対応できる人員がいない
・人材を他社に取られてしまっている

【関連記事はこちら】
アルバイト採用代行で採用課題を解決しよう
～７社の代行サービス内容を比較～

【2023年】RPO（採用代行）のトレンドをチェック！

近年のWEBやAIの発展により、採用担当者はより多種多様な採用サービスやツールを利用できるようになりました。各種採用代行サービスにおいては、以前より人員をかけずに業務を代行してもらえるようになったので、よりコストダウンや対応スピードの改善に繋がりやすくなっています。
この章ではここ数年で新しく登場したサービスや、年々増えてきている利用方法について解説いたします。

給与計算

給与計算は、名前やデータの入力など定型化している作業が多く存在します。労務担当者は給与計算の他にも、採用や他の業務があるため、時間をかけずに進めていく必要があります。給与計算をアウトソーシングすると、主に以下のような業務を代行依頼できます。
1.給与計算
2.賞与計算
3.年末調整
4.住民税徴収額更新 等。
その他、勤怠管理システムやWEB給与明細システムとの紐づけにより、さらなる工数削減が可能となります。

オンライン面接代行

応募～採用までの歩留まり率を向上する為に必ず出てくるトピックスとして、面接設定率や面接実施率の改善が挙げられます。このサービスは採用特化型のコールセンターにて応募＝面接実施までを一気通貫で提供するサービスです。応募開始から面接終了までの行程が１時間以内に終了出来る為、面接実施率は驚異の90％を超える事例も出てきています。

動画（録画）面接

スマートフォンやタブレット、パソコンのWebカメラで撮影した応募者自身の動画を各企業毎の専用フォームにアップロードし、受け手となる企業側が動画内容の確認の上採否を判断する形で執り行われる面接手法です。オンライン上でのWEB面接形式とは異なり、いつでも撮影し投稿できるので、応募者にとっては時間と場所を選ばないフレキシブルな面接方法として注目されています。企業側にとってもわざわざ面接時間を調整する手間を省きながら、忙しい時間帯を避けて空いた時間に（動画を通じた）面接実施が出来る点がメリットです。

労務管理

主な例として雇用手続きに関わるあらゆる人事・労務業務をアウトソースするケースも出てきています。入職手続き時の採用通知や入社日調整、入社書類の発送・回収、人事・労務システムへのデータ入力をはじめ、退職手続き時の貸与物回収、離職票や証明書類などのお問合せ対応など、人事労務手続きにおけるルーティン業務・ノンコア業務のあらゆる対応が可能です。その他ではやはりRPAの導入が挙げられます。
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略で、これまで人力で行ってきた作業をソフトウェアロボットによって作業の自動化と共に効率化を実現するソリューションです。人的ミスも防ぐことができ、自社内でこれまで「人」にしかできないと思われていた多くの業務も、作業プロセスを見直すことでRPAに代替え可能なケースもあります。

採用チャットボット

従来より面接設定から採用決定までの採用プロセスでは採用担当者（もしくはコールセンター担当者）が直接電話やメールで応募者対応を行うといったアナログな手法に依存した業務フローとなっていましたが、近年では採用活動のデジタル化、リモート化に伴って採用領域のDX化を推進する企業が増えており、とりわけ従来型の採用プロセスの中の重要な業務をチャットボットに置き換えて採用活動を効率化し成果を上げている企業が増加傾向にあります。

RPO（採用代行）の導入で効果が出た活用事例

ご支援実績の実取引28,000店舗以上のノーザンライツ。
その実績の中から、業種・職種問わずご相談の多い採用課題やニーズに対するRPO（採用代行）導入事例とその成果をご紹介します。

【事例01】全国400店舗以上の飲食チェーンで採用率25.8%アップに成功！

A社は飲食店を中心に全国400以上の店舗展開を行う企業です。採用業務はRPOの導入以前はエリアごとに採用権限を委譲して行っていました。そのため採用活動の効率化が進めづらく、コア業務への圧迫も見られたため導入を検討していました。

◆導入の背景・課題
・エリアごとに採用権限を持ち、採用データのとりまとめが煩雑化していた
・エリアを横断したノウハウ共有がなく、全国で採用困難店舗が頻発していた

◆RPO（採用代行）で代行した業務範囲
ワンストップリクルーティング（OSR）の導入

＜具体的な業務＞
・店舗ごとの採用戦略の設計
・店舗ごとの求人メディアの管理、求人メディアとの折衝
・月次定例報告会

◆導入の成果
・面接設定率　26.6%アップ
・面接実施率　21.6%アップ
・採用率　25.8%アップ
・求職者への未対応率ほぼ０％へ

【事例02】兼務兼任の担当者の採用業務工数35%削減でコア業務への集中が可能に！

B社は古着屋・アパレルショップ・セレクトショップを全国各地に展開する企業で、従業員数2,000名以上の大手小売店です。採用管理は本部の２名体制で行っていましたが、コロナ禍において兼務兼任を行うにあたり、業務負荷が膨大になる懸念からアウトソーシングを検討していました。

◆導入の背景・課題
体制の変更による採用実務の引き継ぎを検討するも、引継ぎ先のリソース確保に課題があった

◆RPO（採用代行）で代行した業務範囲
採用業務のアウトソーシング

＜具体的な業務＞
・各エリアマネージャーへのヒアリング
・求人広告の調査・提案・掲載までの一連業務
・専門メディアの広告作成・手配・応募者管理
・自社HPの求人ページ作成
・ATS外（電話など）の応募管理とATSへのデータ統合
・ATS（採用管理システム）上での採用可否チェック業務
・定例会の実施（広告効果分析）

◆導入の成果
・採用業務工数　35%削減
・採用充足率　20％アップ

【事例03】3日間の管理職研修で、離職率20％低下、業績平均10％アップ！

C社は、全国に200店舗以上、アルバイトスタッフ約8,000名の大手家電量販店です。家電量販店ではマネージャーや店長と、現場スタッフの間に年齢差があり、離職率や正社員管理職の育成能力の改善を行う上でコミュニケーションの取り方が課題となっていました。

◆導入の背景・課題
・アルバイト・パートスタッフの離職率を改善したい
・正社員管理職のアルバイト育成能力を向上させたい
・ハラスメントを防止する風土を作りたい
・「褒める文化」を会社に根付かせたい

◆RPO（採用代行）で代行した業務範囲
研修の実施

＜具体的な業務＞
・エリアマネージャー・店長（主に50代中盤）向け研修：1日7時間×3回
・副店長・新任店長（主に40代前半～50代前半）向け研修：1日7時間×2回

◆導入の成果
・離職率　20％低下
・業績平均　10％アップ